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          ERP在現代印刷生產物流中的重要作用

          時間:2005-03-11 17:36:28來源:科印傳媒《印刷技術》作者:陳俊江

            印刷生產物流管理的主要目標是提高效率和降低成本。生產物流涉及的內容比較廣泛,而信息系統在生產物流管理中有著非常重要的意義。
            印刷業近年來發展的兩個顯著特點是多品種、小批量和生產負荷的季節性波動,這導致很多企業在管理上出現了各種各樣的問題。例如:很多印刷企業處于“紙糊涂”的狀態,不能動態掌握自己的庫存情況;還有一些企業一方面機臺拿著節紙獎,另一方面又出現大量品種需要補印的情況;還有的印刷企業半成品堆滿車間,卻不能形成相關的生產配套系統,無法按期交貨。這一切使得印刷業的管理者們面臨嚴峻的挑戰。
            根據印刷生產物流的特點和當前國內印刷企業普遍存在的管理問題,通過多年來為印刷企業實施ERP的實踐經驗,我認為,ERP可以在印刷企業生產物流管理的以下三方面發揮重要作用。

            倉儲管理
            印刷企業的物料倉儲通常包括成品、半成品和原輔材料等幾部分,非常復雜。很多企業處于“紙糊涂”的狀態,比如我們曾經實施《方正全略》的一家印刷企業。在系統整理初期數據時,從現任紙張科科長一直到前兩任甚至前三任科長一起對賬,搞了3個月最后竟然盤出200多萬元的窟窿。國內很多印刷企業,尤其是國有企業,每年一次盤點的出發點就是想辦法對賬,而不是找出差異,發現問題,因此年年都搞不清楚,甚至部分企業年年都有很大量的盤贏,也屬“搞不清楚”之列。多年積累下來,就越來越糊涂,便成為了所謂的“紙糊涂”。“紙糊涂”在日常企業運營當中的表現除了盤不清楚庫存之外,還包括明明庫里有生產需要的某一品種的紙張,又重復采購;庫中一些小批量或裁切過的紙張得不到及時應用或處理直至報廢等;甚至有更嚴重的情況,已經印刷出的半成品,由于不知到具體放在哪里而只能重新印刷。造成這種局面的原因主要有以下幾點。
            1.財務管理缺位
            國內大多數印刷企業生產物流的財務管理處于缺位狀態,財務人員只管為作財務報表而記錄的庫存賬,這個賬目既不能準確體現庫存實物的數量、庫位和批次,也不能及時體現庫存的動態變化。出于合理避稅和按企業管理者需要體現效益的目的,有時甚至要人為做一些數據調整。這一切也只能使所謂的賬物相符成為一句空話。
            2.倉庫現場管理粗放
            印刷企業有一種說法就是一個好的有責任心的紙張庫管一年可以為企業節省幾十萬元。這一方面說明了紙張庫管工作的重要性,另一方面也說明目前很多企業的倉庫管理主要仍依賴于人的主動性。國內絕大多數印刷企業的紙張倉庫缺乏規范的庫位管理和批次管理,這固然有場地條件限制等客觀原因,但更重要的是對倉庫現場管理規范性的重視程度不夠。比如很多企業對生產車間的現場管理越來越重視,而庫房可能就是管理的死角。
            3.缺乏規范的采購入庫和發料出庫工作流程
            印刷企業的原輔材料涉及品種繁多,出入庫變動頻繁。只有建立規范的出入庫工作流程才能保證庫存記錄的準確性。例如:生產部門下達一條發紙計劃為10噸,車間可能分多次領用,如果沒有分次領用的詳細記錄,就不能動態體現準確的實物庫存。
            4.客戶代管紙
            國內一些印刷企業的部分客戶存在自己帶紙到印刷廠加工的情況。如果這些紙張需要企業代為客戶進行倉儲管理,我們稱之為客戶代管紙。很多書刊印刷企業認為,客戶的紙放在我這里,就意味著這個客戶發活的可能性增加。但客戶代管紙的存在也在一定程度上增加了紙張倉儲管理的復雜性。因為每個客戶的紙張需要分別管理,同時,客戶的紙張和廠購紙之間,客戶與客戶的紙張之間都可能發生關系,而不是完全孤立的。
            通過建立有效的信息系統,與倉庫現場管理相結合,建立包括客戶代管紙的規范出入庫流程,建立動態反映實物庫存的準確記錄,實現科學有效的倉儲管理。在保證供應的基礎上降低庫存,控制成本。

            紙張放損和缺數之間的平衡控制
            對于大多數印刷企業來說,加工放損的管理問題永遠都是一個值得重視的問題,尤其是一些上規模的企業。放損增加形成浪費是顯而易見的,一般容易引起大家的重視;而放損不足導致的補印,相對來說更有隱蔽性。從危害性來看,放損不足導致的損失可能更加嚴重。因為補印可能導致更大量的紙張損耗,嚴重降低生產效率,降低產品質量(如紙張、墨色的偏差等),影響交貨期,從而降低客戶滿意度。對企業的業務穩定和發展造成致命的傷害。
            曾經有一家采用《方正全略》的新華印刷廠,在我們對企業的調研中發現,企業按品種計算的補印率竟高達60%。難怪該廠廠長發出這樣的感嘆:“我在企業呆了幾十年,走上領導崗位也有十幾年,每天我上班的第一件事情就是全廠轉一圈,我自認為對自己的企業了如指掌,現在卻突然發現,我并不了解自己的企業”。
            紙張放損的管理是一個典型的平衡管理。放損過量與不足都不足取。為實現有效的紙張放損管理必須同時重視放損標準制訂和執行兩個環節。
            1.標準制訂
            目前很多企業制訂紙張放損標準的出發點是考核車間或機臺。事實上這樣一個出發點本身就有問題,因為按照這樣的目的制訂的標準,更多是為了考核,而不是有效地管理。標準解決的問題首先應該是準確的投料數。部分企業沒有系統化的放損標準體系,更多的企業雖然有標準卻很粗放,如卷筒紙按照一個粗放的噸折令包干系數,放損標準不能準確區分長短版的情況等。
            有些企業制訂了節紙考核體系,有的機臺總能拿節紙獎,有的機臺總是虧,系數調整過來調整過去總也解決不了問題。究其原因,是標準的制訂方法有問題,不夠科學、不夠精細化,而精細化的結果靠手工是很難實現的,必須引入有效的信息系統。
            2.放損控制
            企業內部標準如同法律一樣,執行比制訂更重要。首先是執行的主體,很多企業由業務員制訂放損標準,不是說一定不行,但需要謹慎行事。因為涉及到業務員對工藝的了解程度。如果放損標準與業務員個人利益相關(要看企業對業務員的考核模型),還要考慮到執行的公正性題。更糟的是曾經有一家《方正全略》用戶的業務員開單時總是要扣下一部分紙張,理由是“反正早晚都得補,還不如先留一點。”而對于一些客戶自帶紙的情況,部分企業完全不考慮內部標準,客戶來多少,就下多少。這樣既可能造成浪費,又可能造成缺數。
            原則上放損的標準應該由工藝人員制訂,但很多印刷企業并沒有明確的工藝人員。從這一點我們也應該看到印刷企業的工藝管理多么重要。
            因此,引入有效的信息系統可以使放損標準更加科學和精細化,同時也能使執行的流程更加規范和透明。

            建立拉動式JIT生產模式
            建立原輔材料的配送流程正被越來越多的印刷企業所重視,事實上這正是建立印刷企業完整JIT生產模式的一部分。JIT生產模式是印刷企業,尤其是部分書刊印刷企業從根本上解決生產配套問題、減少半成品庫存、保證交貨期的有效方法。在JIT生產模式中,有效的信息系統是非常重要的。在標準JIT系統中。信息支撐是由“看板”來完成的,因此JIT有時也被稱作是“看板生產”。而對于動態性很強,工藝復雜的生產系統,就非常有必要通過計算機網絡來實現這種“看板系統”。
            《方正全略》3.0版的生產模塊正是基于JIT的先進思想設計。它引入了配套計劃的概念,是一種動態地從后工序推導前工序作業計劃的集成計劃管理系統。它的目標就是要有效解決印刷企業生產配套和缺數控制等問題,更有效地幫助企業提高生產效率、降低成本,從而提高客戶滿意度,增加企業核心競爭能力。
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